Ladataan

Toimivat toimitilat selkeänä rekrytointivalttina

Takaisin

#työympäristö #toimitilat #työhyvinvointi #kilpailuetu #zelsinki #zalando #newsec

Reilu miljoona neliötä ammottaa tyhjillään pk-seudulla, silti uusien tilojen hakijoille tuppaa löytymään näistä neliöistä ainoastaan muutama potentiaalinen vaihtoehto. Mistä tämä johtuu? Vastaus on hyvinkin yksinkertainen. Jokaisella yrityksellä on yksilölliset tarpeet tilojen ominaisuuksien, tarvittavien palveluiden, sijainnin ja brändimielikuvan suhteen, ja hyvin hoidettu toimitilaprojekti voi parhaimmillaan tuottaa yritykselle suoraa kilpailuetua. Tästä erittäin hyvänä esimerkkinä viime vuoden lopulla päättynyt Zalandon toimitilaprojekti.

Ensivaikutelma

Saapuessani Zalandon tiloihin Helsingin Kamppiin, en voinut muuta, kuin ihmetellä tätä upeaa toimistoa, jonka arkkitehtitoimisto Fyra yhdessä Zalandon kanssa on onnistunut taikomaan. Tämä alun perin ilman mitään pinnoitteita ja kiintokalusteita ollut tila on vääjäämättä keskustan upein ja nykyaikaisin toimisto. Pelkästään toimiston visuaalinen ilme saa pienen ”wow-fiiliksen”, mutta sen lisäksi organisaation matala hierarkia saa hymyn suupielille, sillä ennen kun pääsen juttelemaan Zalandon Helsingin Site Leadin Tuomas Kytömaan kanssa, hänen pitää kastella kukat, sillä Zalandolla kaikilla on yhteisvastuu. Heti ensi kosketus Zalandon työyhteisöön ja tiloihin on mieltä kohottava. Heti tulee vaikutelma siitä, että Zalando edustaisi niin organisaatiorakenteensa kuin toimitilojensa osalta erittäin modernia ja nykyaikaista työyhteisöä.

Lähtökohta toimitilojen etsinnässä

”Pääkriteereinämme oli hyvä sijainti ja tilan kaksijaettavuus. Entinen sijainti Punavuoressa oli hyvä, mutta talven tullen Kampin sijainnin hyödyt ovat olleet kiistämättömät.” Sanoo Tuomas. Kaamoksen aikana loskassa tarpomista pyrkii jokainen välttämään mahdollisimman paljon. Tämän takia kriteerinä olikin, että toimistolle on päästävä yhdellä kulkuneuvolla ja siksi Kamppi on todellinen ihannesijainti. Tilan kriteereistä Tuomas on sitä mieltä, että koodareilla tulee olla oma työpiste, jossa jokainen ”artisti” voi vääntää koodia häiriöittä niin kauan, kun inspiraatiota löytyy. Tämän lisäksi heillä täytyy olla tila, jonne voi mennä nollaamaan tilanteen. Tämän tilan tulee taas olla todella viihtyisä, jossa jokainen työntekijä voi rentoutua esimerkiksi jutellen kollegojen kanssa, pelaten biljardia, juoden kahvia ja rentoutuen tai vaikka pelaten videopelejä. Yhtenä tavoitteena oli myös, että tämä sama tila toimisi lisäksi yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kokoontumistilana. ”Tavoitteena oli tosiaan luoda kaksi täysin eri maailmaa yksien seinien sisään” Tuomas jatkaa.

lähtlkohta toimitilojen etsinnässä Tila jossa työntekijät voivat rentoutua ja johon asiakkaat ja yhteistyökumppanit voivat kokoontua.

Kilpailuetu

Olen keskustellut vuosien varrella useamman IT–alan toimijan kanssa jotka kaikki sanovat, että hyvistä IT-alan osaajista on ollut jo pitkään huutava pula. ”Rekrytointiprosessin aikana hyvät kandit kierrätetään tiloissa, johon on erittäin hyvä syy” Tuomas nauraa. Tuomas jatkaa, että kilpailun ollessa hyvistä tekijöistä erittäin kovaa he saavat selvää kilpailuetua siitä, että heidän toimitilansa ovat niin viihtyisät ja keskeisellä sijainnilla. Zalandon Helsingin 90 työntekijästä noin 60 prosenttia on ulkomaalaisia huippuosaajia, joiden rekrytoinnissa toimitilojen sijainnin ja viihtyvyyden merkitystä ei voida vähätellä, korostaa Tuomas.

”Tilaa vapaana PK–seudulla vaikka kuinka paljon”

Tällä hetkellä pk-seudulla on vapaana noin 1,2 miljoonaa neliötä toimistotilaa. Tästä on seurannut se yleinen käsitys tilanhakijoiden keskuudessa, että heidän tarpeisiinsa sopivaa tilaa on tarjolla yllin kyllin – ja halvalla. Pääkaupunkiseudun suurta vajaakäyttöastetta kuitenkin vääristävät tyhjillään seisovat epäkurantit toimistokohteet, jotka eivät vastaa millään tavalla nykyvuokralaisten tarpeita ominaisuuksiltaan, laadultaan, sijainniltaan tai palveluiltaan. Kohteita voidaan listata asiakkaalle vaikka kuinka paljon mutta kohteita, jotka sopivat todellisuudessa asiakkaan tarpeisiin, löytyy prosessin edetessä yleensä vain noin 2-5 kappaletta. Yrityksen liiketoiminnan tarpeisiin sopivien kohteiden löytäminen ei näin ollen ole useinkaan helppoa.

Vaihtoehdot tilojen etsimiseen

Vuokralainen voi toimitiloja hakiessaan valita periaatteessa yhden kolmesta toimintamallivaihtoehdosta tai sekoittaa niitä keskenään: a) Asiakas voi etsiä uudet tilat ja neuvotella sopimuksen itse; b) Asiakas voi etsiä tilat käyttämällä toimitilavälittäjää tai c) Asiakas voi palkata itselleen konsultin edustamaan ja valvomaan heidän etujaan neuvotteluissa. Tällöin konsultti kartoittaa kaikki kohteet ja neuvottelee sopimuksen tarvittaessa asiakkaan puolesta tälle mahdollisimman hyvin ehdoin, eli puhutaan niin sanotusta vuokralaisedustusmallista. Vaihtoehdot a ja b ovat Asiakkaalle veloituksettomia, koska toimitilavälittäjä saa palkkion vuokranantajalta, mutta vaihtoehto c:stä asiakas maksaa palkkion palkkaamalleen konsultille.

Oikea kohde löytyy

Zalandolla oli vaihtoehtoina laajentaa vanhoissa tiloissaan tai etsiä tilat, jotka vastaisivat heidän tarpeitaan sillä hetkellä ja joissa heillä olisi tarpeen tullessa myös mahdollista laajentaa. Useasta kohteesta suodattui katselmukselle asti muutama kohde, joista neuvotteluihin valittiin kaksi parasta.

Zalando valitsi toimitilaprojektiin perinteisen välittäjämallin käyttäen välittäjää toimitilojen kartoittamiseen mutta neuvotellen itse sopimuksensa. ”Otimme prosessiin välittäjän, koska toimitilojen selaaminen internetistä ei todellakaan ole yhtä helppoa kuin asunnon etsiminen. Ei ole selkeää mistä pitäisi aloittaa etsiminen. Perinteinen välittäjämalli ei tuonut meille ylimääräisiä kustannuksia ja välittäjän kautta asia toimi hyvin. Välittäjämme löysi tämän tilan meille, joka toimii tällä hetkellä koko Zalandon kansainvälisen organisaation Benchmark -toimistona.” Tuomas kertoo. Arkkitehdikseen he valitsivat FYRA arkkitehtitoimiston ja tilat suunniteltiin yhdessä vuokranantajan kanssa. Projektin tärkeys ymmärrettiin ja lopputulos onkin upea. ”Vaikka meidän uudessa tilassamme oli selvästi potentiaalia, oli kokonaisuuden havainnollistaminen aluksia haastavaa. Kokonaisuudesta tuli kuitenkin parempi kuin aluksi osasimme odottaa”

Hyvän toimitilaprojektin lähtökohtana ovat työntekijät ja busineksen ydinliiketoiminnot, joiden pohjalta kokonaisuus rakennetaan. Mikäli työympäristön kehittäminen ei onnistu itse yrityksen omin voimin, toimitilojen etsiminen on hankalaa tai haluaa konsultin tukemaan prosessia jollain osa-alueella, löytyy tähän Suomesta todella vahvaa osaamista.

Hyvät toimitilat ovat jokaisen menestyvän liiketoiminnan alusta.

oikea kohde löytyy Tuomas Kytömaa- Zalandon Site Lead vastaa operatiivisen toiminnan pyörittämisestä Helsingin toimipisteessä.

Kirjoittaja on Uku Jaatinen, joka toimii Newsecillä toimitilavälittäjänä.

Kirjoittaja

Uku Jaatinen

Uku toimii Newsecin Leasing-tiimissä toimitilavälittäjänä.

Kategoriat

Toimitilahaku.fi

Newsec – The Full Service Property House - on toiminut yli 25 vuotta Suomessa eturivin yrityksenä kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonannoissa, arvioinneissa ja analyyseissä, toimitilavälityksessä sekä kiinteistö- ja toimitilajohtamispalveluissa. Newsec palvelee asiakkaitaan valtakunnallisesti yli 260 asiantuntijan voimin ja toimii pääkaupunkiseudun lisäksi Tampereella, Oulussa, Turussa, Hämeenlinnassa, Jyväskylässä, Kuopiossa ja Imatralla. Pohjois-Euroopassa meitä on yhteensä yli 1000 ammattilaista.

Haemme ratkaisut asiakkaidemme palvelutarpeisiin niin Suomessa kuin ulkomaillakin käyttäen apuna kansainvälistä ja kotimaista kumppaniverkostoamme. Kansainvälisesti teemme yhteistyötä allianssi-sopimuksella BNP Paribas Real Estaten kanssa. Palvelemme niin kiinteistösijoittajia ja -omistajia kuin toimitilojen käyttäjiäkin.