Ladataan

Toimitilan vuokraajan opas

Takaisin

Toimitilojen vuokraaminen on monelle yritykselle ostamista parempi vaihtoehto, sillä se sitoo vähemmän pääomaa ja sallii toimitilojen vaihtamisen joustavasti. Toimitilojen valintaan vaikuttavat mm. ala, jolla yrityksesi toimii, keitä asiakkaasi ovat sekä millaista viestiä haluat yrityksestäsi välittää. Tässä oppaassa kerromme, mitä sinun tulee ottaa huomioon, kun olet vuokraamassa yrityksellesi toimitiloja.

Miksi toimitila kannattaa vuokrata?

Toimitilojen vuokraaminen on usein liiketoiminnallisesti järkevämpi vaihtoehto kuin ostaminen. Vuokraaminen sitoo merkittävästi vähemmän pääomaa, jolloin sinulle jää enemmän rahaa käytettäväksi muihin tarkoituksiin operatiivisessa liiketoiminnassasi. Vuokrakulu on pääsääntöisesti verovähennyskelpoinen kuluerä yrityksen verotuksessa. Vuokralaisena sinulla on vähemmän vastuuta tilojen ja rakennuksen ylläpidosta kuin kiinteistön omistajalla. Lisäksi toimitilojen vuokraaminen mahdollistaa omistamista joustavamman reagoinnin yllättäviinkin tilatarpeiden muutoksiin. Varsinkin aloittelevilla yrityksillä tilanteet voivat muuttua nopeasti.

Mitä toimitilan valinnassa on syytä ottaa huomioon?

Toimitilan on vastattava liiketoiminnallisiin tarpeisiisi. Mieti ainakin seuraavia asioita, kun määrittelet hakuehtoja toimitiloille:

Arvioi yrityksesi vuokrankantokyky suhteessa liikevaihtoon

Ei ole tavatonta, että ammattimaiset vuokranantajat arvostavat tilaan sitoutuvaa vuokralaista; vuokrasopimusneuvotteluissa määritelty pidempi sopimuskausi saattaa hyvinkin heijastua edullisempana vuokratasona verrattuna siihen, että vuokrasopimus olisi tehty lyhyemmäksi ajaksi.

Minkä tyyppistä toimitilaa tarvitset?

Eri sektoreilla toimivien yritysten tarpeet poikkeavat toisistaan merkittävästi. Etsitkö toimistoa, liiketilaa vai teollisuushallia? Selvitä toimitilojen soveltuvuus yritystoimintaasi ennen kuin allekirjoitat vuokrasopimuksen.

Jos haet tiloja esimerkiksi ravintolaa varten, tarkista, että huoneisto on hyväksytty ravintolakäyttöön. Ravintolatoimintaan liittyy lukuisia tarkistettavia asioita kuten tilan soveltuvuus aiottuun käyttöön, esteettömyys, varusteet ja laitteet, vesi- viemäri- ja ilmanvaihtolaitteistot, paloturvallisuus, rakennuksen suojelutilanne jne. Monen kaupungin rakennustoimelta saat lisäneuvontaa tähän liittyen.

Mikä on todellinen tilantarve?

Montako henkeä tiloissa tulisi toimimaan? Millainen olisi toimiva toimitilojen pohjaratkaisu? Sopisiko sinulle nykyaikainen monitoimitila tai mobiilitoimisto, jossa työtila ja työpiste vaihtuvat työtehtävän mukaan? Paljonko oikeasti tarvitset tehollista myyntipinta-alaa tuotteillesi? Entäpä varastotilaa? Muistathan myös varata tilaa yrityksesi kirjanpidon säilyttämiseen. Mikä on tarvittava määrä liiketilaa, toimistohuoneita, kokoushuoneita ja varastotiloja? Pitäisikö tiloja olla mahdollista tarpeen mukaan muokata tai laajentaa?

Mikä olisi yrityksesi toimitiloille ihanteellinen sijainti?

Tässä kohtaa on hyvä miettiä ainakin sitä, millaisia asiakkaasi ja työntekijäsi ovat ja missä he liikkuvat. Olisiko sinun järkevää hakeutua ydinkeskustan tuntumaan hyvien julkisten liikenneyhteyksien äärelle, vai pikemmin kantakaupungin ulkopuolelle, missä liikutaan enemmän omalla autolla ja parkkipaikkoja on paremmin tarjolla? Millaisia palveluita alueella on tarjolla? Muista myös, että lyhyt työmatka lisää tutkitusti työtyytyväisyyttä ja sen myötä myös tuottavuutta!

Mitä haluat yrityksestäsi viestiä?

Toimitilat kertovat osaltaan tarinaa sinusta ja yrityksestäsi: toimisto trendikkäästi remontoidussa tehdasrakennuksessa viestii erilaisia asioita kuin toimitilat linnamaisen arvokkaassa jugend-talossa. Muista myös mahdollisimman varhaisessa vaiheessa varmistaa julkisivunäkymiseen liittyvät seikat, kuten saatavissa olevat valomainospaikat, kisällinkilvet ja niiden ylläpitoon liittyvät asiat.

Millainen on toimitilan vuokrasopimus?

Vuokrasopimuksesta voidaan sanoa, että se on kuin näytelmän käsikirjoitus johon palataan, mikäli vuorosanat sattuisivat unohtumaan. Toimitilan vuokrasopimus tehdään joko määräaikaiseksi tai toistaiseksi voimassaolevaksi. Jos sopimuksessa ei yksilöidä, kummasta on kyse, se katsotaan toistaiseksi voimassaolevaksi. Toistaiseksi voimassaoleva sopimus on irtisanottava lain mukaisin tai sopimuksessa sovituin irtisanomisajoin. Määräaikainen vuokrasopimus päättyy sen voimassaolopäivän mentyä umpeen. Aloittelevan yrityksen ei kannata tehdä kovin monivuotista vuokrasopimusta. Sopimuksen purkaminen tai lakkaaminen päättää molemman tyypin vuokrasopimukset. Tee vuokrasopimus aina kirjallisesti, äläkä epäröi luetuttaa sopimustekstiä huoneenvuokralainsäädäntöön perehtyneellä juristilla, sillä sujuvan vuokrasuhteen onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että osapuolet ovat ymmärtäneet sovittavat asiat samalla tavalla.

Varmista, että vuokrasopimuksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:

● Vuokranantajan tiedot

● Vuokralaisen tiedot

● Vuokrattavat tilat ja niiden käyttötarkoitus; hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti

● Autopaikat

● Vuokra-aika; määräaikaisessa vuokrasopimuksessa vuokra-ajan pituus alkamis- ja päättymispäivineen, toistaiseksi voimassa olevassa vuokrasopimuksessa vuokrasopimuksen alkamisaika, irtisanomisaika ja ensimmäinen mahdollinen irtisanomispäivä

● Vuokra ja muut maksut

● Vuokravakuus eli takuuvuokra / vuokratakuu

● Vuokran korottaminen; sidotaanko vuokra elinkustannusindeksiin vai käytetäänkö jotain muuta korotusperustetta? (tavanmukaisesti vuokra sidotaan vähintään elinkustannusindeksiin ja sitä tarkistetaan vähintään kerran vuodessa)

● Tilojen hallintaoikeuden siirtymispäivä (jos vuokralainen ei saa tiloja heti käyttöönsä)

● Vuokratun tilan ylläpitovastuut

● Onko mahdollisuutta tehdä muutos- tai parannustöitä? Jos on, kuvataan selkeästi niiden kustannus- ja ylläpitovastuun jako esim. remontissa ennen vuokrakauden alkua tai sen alussa

● Päiväys ja vuokralaisen sekä vuokranantajan allekirjoitukset

● Liitteeksi toimitilojen pohjakuva

Mistä löydän vuokrattavan toimitilan?

Parhaiten pääset vuokrattavan toimitilan etsimisessä alkuun käyttämällä Newsecin toimitilahakukonetta www.toimitilahaku.fi. Hakukoneen avulla juuri oikeanlaisten toimitilojen löytäminen on helppoa: voit hakea toimitiloja tyypin, sijainnin ja koon mukaan. Esikartoituksen jälkeen sinun kannattaa ottaa reippaasti yhteyttä Newseciin: ammattitaitoinen toimitilavälittäjä etsii juuri sinun tarpeisiisi sopivat tilat, ja pääset tutustumaan kaikkiin kohteisiin yhdestä osoitteesta. Ja mikä parasta, Newsecin välityspalvelu on tilanhakijalle maksuton!

Kirjoittaja

Newsec

Kategoriat

Toimitilahaku.fi

Newsec – The Full Service Property House - on toiminut yli 25 vuotta Suomessa eturivin yrityksenä kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonannoissa, arvioinneissa ja analyyseissä, toimitilavälityksessä sekä kiinteistö- ja toimitilajohtamispalveluissa. Newsec palvelee asiakkaitaan valtakunnallisesti yli 260 asiantuntijan voimin ja toimii pääkaupunkiseudun lisäksi Tampereella, Oulussa, Turussa, Hämeenlinnassa, Jyväskylässä, Kuopiossa ja Imatralla. Pohjois-Euroopassa meitä on yhteensä yli 1000 ammattilaista.

Haemme ratkaisut asiakkaidemme palvelutarpeisiin niin Suomessa kuin ulkomaillakin käyttäen apuna kansainvälistä ja kotimaista kumppaniverkostoamme. Kansainvälisesti teemme yhteistyötä allianssi-sopimuksella BNP Paribas Real Estaten kanssa. Palvelemme niin kiinteistösijoittajia ja -omistajia kuin toimitilojen käyttäjiäkin.