Ladataan

Mitä Activity Based Working oikeasti tarkoittaa?

Takaisin

Toimistotrendejä seuraavat ovat varmasti kuulleet lyhenteen ”ABW”, ja mielikuvissa käsite yhdistetään usein nimeämättömiin hot desk -työpisteisiin, mobiiliin tietotekniikkaan ja kenties jopa design-huonekaluihin. Mielikuvat eivät kuitenkaan kerro koko totuutta. Activity Based Working eli toimintalähtöinen työympäristö on muuntunut kombitoimistosta monikäyttöiseksi, joustavaa käyttöä tukevaksi työskentelyalustaksi. Esimerkkitapauksena esitellään Tiedon uudenlainen lähestymistapa toimitiloihin.

Kokonaisvaltainen toimistosuunnittelu

Activity Based Workingin konsepti on kehittynyt useassa maassa samanaikaisesti. Pohjoismaissa kombitoimistosta kehittyi ajan myötä toimintalähtöinen ympäristö, jonka uranuurtajia on Suomessa ollut jo 1980-luvulla esimerkiksi SOLin toimisto. Hollannissa käsitteen lanseerasi johdon konsultointiin keskittynyt Veldhoen + Company. Yrityksen mukaan luomalla parhaat mahdolliset olosuhteet erilaisille työtehtäville saadaan aikaan parempia tuloksia ja pystytään parantamaan työntekijöiden hyvinvointia.

ABW:n merkityksestä on kuitenkin syntynyt joitakin virhekäsityksiä. Usein ABW samastetaan nimeämättömien työpisteiden avotoimistoon, jossa henkilöstö työskentelee milloin missäkin kannettavan tietokoneensa avulla. Saatetaan myös ajatella, että Activity Based Working on valmis tilakonsepti, joka voidaan toteuttaa samanlaisena organisaatiossa kuin organisaatiossa. Todellisuudessa ABW on päinvastoin tarkoin yksilöllisiin tarpeisiin räätälöity toimitilaratkaisu.

1. Fyysinen tila

Yhteys hot desk -konseptiin on siinä mielessä todellinen, että ABW-työympäristössä ei yleensä ole nimettyjä työpisteitä. Joillekin työntekijöille työpiste kuitenkin voidaan yksilöidä, jos he esimerkiksi tarvitsevat jatkuvasti työpisteellä sijaitsevia laitteita tai työ on luonteeltaan staattista.

Yksittäisten työpöytien lisäksi ABW-konseptiín kuuluu ryhmätyötiloja, hiljaiseen työskentelyyn tarkoitettuja pisteitä sekä epämuodollisia tapaamisalueita ja virikkeellisiä taukotiloja.

Activity Based Working ei kuitenkaan ole pelkästään monitilatoimisto tai ylipäätään pelkkä tilaratkaisu, vaan siihen liittyy toimiva teknologia ja erityisesti toimintalähtöinen ajattelutapa, jossa oleellista on halu tehdä töitä käyttämällä työympäristöä uudella tavalla. Toiminnallisten vyöhykkeiden määrä ja keskinäinen suhde eri organisaatioissa vaihtelee. ABW-konsepti suunnitellaan aina tarpeen mukaan, ja siihen kuuluu kiinteästi työprosessien tarkastelu sekä teknologian mahdollisuuksien varmentaminen.

Myös huonekalut valitaan ABW-konseptissa tukemaan erilaisia työtehtäviä ja työntekijöitä. Sähköpöydät ovat ehdoton valinta vapaille työpisteille, ja liikuteltavilla sermeillä saadaan tilaan muunneltavuutta. Hyvin äänisuojatut tilat sopivat paljon puhelimessa puhuville ja keskittyvää työtä tekeville. Säilytysratkaisut kannattaa suunnitella huolella, sillä mobiilinkin työn tekijät tarvitsevat tilaa työvälineille ja henkilökohtaisille tavaroille.

2. Virtuaalinen työympäristö

Activity Based Working -ympäristössä ihmiset liikkuvat työpisteeltä toiselle työtehtävien vaihtuessa, joten on tärkeää panostaa mobiilin työnteon tukemiseen. Tämä tarkoittaa toimivia kannettavia, tabletteja ja älypuhelimia, videopuheluita tukevia laitteita ja hyvää langatonta yhteyttä. Työpisteillä on myös oltava riittävä määrä pistorasioita.

Vaihtuvien työpisteiden työpaikalla on järkevää pyrkiä vähentämään paperin käyttöä. Siksi toimivassa ABW-tilassa on panostettu sähköisiin arkistointi- ja säilytysratkaisuihin, joiden sisällöt pidetään hyvässä järjestyksessä ja helposti löydettävinä.

ABW-konsepti tukee usein myös etätyötä: jotkut työtehtävät eivät ole aika- tai paikkasidonnaisia, ja ne voidaan hoitaa kotoa käsin. Näin ollen etäyhteyksien tulee olla kunnossa.

3. Työntekotavat ja asenteet

Kenties tärkeimmän osa-alueen kokonaisvaltaisessa ABW-työympäristösuunnittelussa muodostavat ihmiset. Organisaatiossa ei saada aikaan muutoksia pelkästään tilaan vaikuttamalla, vaan on ensiarvoisen tärkeää osallistaa käyttäjiä kehittämisprosesseihin: ihmisiä tulee informoida, kuunnella ja valmentaa.

Activity Based Workingin taustalla on ajatus motivaation lisäämisestä antamalla lisää vapautta ja vastuuta: kun ihminen saa itse suunnitella päivänsä ja valita työtilansa, hän on tyytyväisempi työhönsä ja pyrkii tekemään hyvää tulosta. Tämä pitääkin pitkälti paikkansa. Kuitenkin, jos yrityksen kulttuuri perustuu vahvasti työnteon kontrollointiin, tulee henkilöstön ja johdon välillä pyrkiä muutokseen muutenkin kuin vain tilamuutoksen kautta. Kyttäysmentaliteetilla toimiva organisaatio ei hyödy ABW-toimitilasta, jonka toimivuus perustuu ihmisten väliseen luottamukseen.

ABW-konseptiin siirtyvän yrityksen kannattaa tehdä suunnitelma tarkasti yhdessä työntekijöiden kanssa. Myös uusista pelisäännöistä on hyvä sopia yhteisesti: Mitkä ovat ohjeet etätyön tekemiseen? Kuinka pitkäksi aikaa työpisteen saa varata kerrallaan? Saako työpöydän ääressä syödä? Missä puheluita puhutaan?

ABW:n hyödyt

Hutiloiden tai vaillinaisesti suunniteltu Activity Based Working -tila voi muuttua huonosti toimivaksi ja kalliiksi avokonttoriksi, jossa liikkuvuus ei toteudu, ja jotkut työpisteet muuttuvat ruuhkaisiksi toisten jäädessä pölyttymään käyttämättöminä. Oikein toteutettuna hyvin räätälöity ABW-konsepti kuitenkin hyödyttää organisaatiota monin tavoin.

1. Tyytyväiset työntekijät

Henkilöstön hyvinvoinnille on paremmat edellytykset työtehtävien mukaan suunnitellussa toimistossa kuin perinteisessä konttorissa. ABW-konsepti on suunniteltu tukemaan työntekijöitä tehtävissään, mikä vähentää stressitekijöitä. Työn joustavuus myös helpottaa työn ja muun elämän yhdistämistä.

Activity Based Working -työympäristössä on mahdollista lisätä liikkumista, vaihtaa asentoa ja vähentää istumista. Tämä pienentää tuki- ja liikuntaelinsairauksien riskiä. Luottamuksen ilmapiiri ja vapaus vaikuttaa omaan työhön puolestaan lisäävät henkistä hyvinvointia.

2. Kannattavaa yritykselle

Uudistettu toimistotila on iso investointi, mutta ajan saatossa se kannattaa. ABW-työympäristössä jokaisella ei välttämättä ole omaa työpistettä, jolloin toimistotila voi olla pinta-alaltaan pienempi. Toimitilakustannuksissa voidaan säästää myös pienentyneen sähkölaskun kautta, kun työtä tehdään pääasiassa kannettavilla ja osa työntekijöistä työskentelee kotona. Vähentynyt energiankulutus ja pienempi tila tekevät toimistosta lisäksi aiempaa ympäristöystävällisemmän.

ABW-ratkaisun on myös todettu lisäävän työntekijöiden välistä mielekästä kanssakäymistä. Tiimityö sujuu näin joustavammin ja tehokkaammin kuin perinteisessä toimistossa. Joustavat ja terveyttä tukevat työolosuhteet myös vähentävät sairauspoissaolojen määrää. Lisäksi onnistunut ABW-politiikka parantaa yrityksen brändiä ja lisää sen houkuttelevuutta uusien työntekijöiden silmissä.

Case Tieto: Huomio työskentelytapoihin tilakeskeisyyden sijaan

Tiedon pääkonttori on muuttamassa Pohjois-Haagasta Keilalahteen vuoden 2016 aikana. Projektin omistaja, Facility Manager Patrik Etelävuori, kuvailee innostuneesti ideologiaa uusien toimitilojen takana:

”Koko hanke lähti liikkeelle lähestymistavan kääntämisestä päälaelleen, jolloin tilakeskeisyyden sijaan lähestyimmekin asiaa työskentelytapojen ja työntekijöiden näkökulmasta. Tuloksena syntyi työskentelytapoja tukevat tilat, joissa hyödynnetään neljän C:n konseptia. Siinä tilat jaetaan käyttötarkoituksen ja käyttäytymismallin mukaan neljään eri ryhmään. Näitä ovat collaboration, communication, concentration ja chilling out.”

Concentration-tila on aidosti hiljainen, Etelävuoren mukaan verrattavissa kirjastoon. Siellä ei puhuta puhelimeen, eikä siellä työskentelevää henkilöä saa häiritä. Communication-alue on perinteinen avokonttoritila, jossa voi vaikka puhua puhelimeen tai pitää Lync-palaveria. Hyvien akustisten ominaisuuksien ansiosta ääni ei lennä pitkin tilaa. Collaboration taas on tiimityöskentelyyn tarkoitettu avoin tila, ja chilling out -tila on kahvinurkkaus.

Uutta pääkonttoria voi hyvällä syyllä kutsua puhdasveriseksi ABW-toimistoksi. Etelävuoren mukaan kyse on oikeastaan älyrakennuksesta. ”Intelligent building” -ajattelu pohjautuu samaan ideologiaan kuin ABW, mutta siinä digitaalisuuden ja teknologian hyödyntäminen on viety vielä pidemmälle.

”Sanoisin, että älyrakennus on seuraava askel toimitilojen evoluutiossa. Uudessa pääkonttorissa on esimerkiksi mahdollista paikantaa kollega talon sisällä teknologian avulla.”

Newsec toimii osana Tiedon Facilities Management -tiimiä, ja newseciläiset ovat olleet käytännössä päivittäin tekemisissä projektin kanssa. Newsec on ollut mukana miettimässä, mitä ABW voisi tarkoittaa Tiedolla.

”Newsec on ollut mukana siitä asti, kun teimme Tiedolla ensimmäisiä ABW-tiloja. Newseciläiset ovat auttaneet meitä viemään konseptia eteenpäin ja olleet mukana yksittäisissä kerroskohtaisissa projekteissa, joissa olemme kehittäneet perinteisiä avokonttoritiloja kohti ABW-ajattelua. Olemme olleet tyytyväisiä, sillä apua on saanut aina, kun sitä on tarvittu”, Etelävuori kiittelee.

Kirjoittaja

Newsec

Kategoriat

Toimitilahaku.fi

Newsec – The Full Service Property House - on toiminut yli 25 vuotta Suomessa eturivin yrityksenä kiinteistöjen myynti- ja ostoneuvonannoissa, arvioinneissa ja analyyseissä, toimitilavälityksessä sekä kiinteistö- ja toimitilajohtamispalveluissa. Newsec palvelee asiakkaitaan valtakunnallisesti yli 260 asiantuntijan voimin ja toimii pääkaupunkiseudun lisäksi Tampereella, Oulussa, Turussa, Hämeenlinnassa, Jyväskylässä, Kuopiossa ja Imatralla. Pohjois-Euroopassa meitä on yhteensä yli 1000 ammattilaista.

Haemme ratkaisut asiakkaidemme palvelutarpeisiin niin Suomessa kuin ulkomaillakin käyttäen apuna kansainvälistä ja kotimaista kumppaniverkostoamme. Kansainvälisesti teemme yhteistyötä allianssi-sopimuksella BNP Paribas Real Estaten kanssa. Palvelemme niin kiinteistösijoittajia ja -omistajia kuin toimitilojen käyttäjiäkin.